ENERGIE ET LES SERVICES PUBLICS
Le défi le plus difficile auquel l'industrie de l'énergie et des services publics sont confrontés est de régulièrement pouvoir accéder aux informations sur l'historique des propriétés qui est généralement stockée de manière inadéquate et dans de nombreuses localisations. Les propriétés et l'équipement ont vieilli et ont été manipulés de nombreuses fois, ce qui génère à son tour beaucoup de document papier physique. En outre, la gestion de différents droits d'utilisateur crée également des barrières fonctionnelles.
La plupart de ces sociétés énergétiques génèrent constamment un énorme volume de papiers et ont donc des entrepôts remplis de documents. La gestion de ces entrepôts et l'accès aux informations sont très lourds et prennent beaucoup de temps. Cette difficulté d'accès aux informations entraîne souvent des erreurs coûteuses, et parfois des implications légales et réglementaires.
Les organisations sont ainsi confrontées au traitement quotidien de documents dans des domaines telles que l'exploration, la production, le raffinage, les services de support, la gestion des contrats et le marketing.
Avoir un accès au bon moment , sauvegarder des documents et respecter les directives du gouvernement sont de la plus haute importance pour cette industrie. Les sociétés énergétiques doivent donc développer un solide processus de gestion des documents pour préserver les informations métiers importantes.
Avec une abondance de documents papiers comme les contrats et les baux commerciaux, la documentation immobilière, les documents d'ingénierie, les titres de propriété, et les formulaires fiscaux, il est impératif d'avoir un système de gestion de documents dédié qui classe et indexe facilement selon les processus et règles définis en amont.
La solution GED de Royal Imaging peut aider à éliminer ce papier en optimisant le flux de travail pour numériser, chiffrer et stocker ces documents importants dans des classeurs numériques. L'autorisation des droits d'accès permet aux utilisateurs d'accéder et d'utiliser des documents numériques conformément aux exigences de l'entreprise.