CABINETS COMPTABLES
Les cabinets comptables font partie de l’activité la plus consommatrice de documents papier, toutes industries confondues. La plupart du temps, ces documents doivent être imprimés à plusieurs reprises. La quantité d'informations personnelles dans ces documents pourrait affecter négativement l’entreprise si ces informations tombaient entre de mauvaises mains. Pour atténuer ce risque, les données sensibles des cabinets comptables et des sites doivent être protégées efficacement aussi bien dans leur exploitation que dans leur conservation.
Avoir un plan ou un système de gestion de documents fiable signifie plus que d'avoir une équipe qui travaille tous les jours pour organiser ces fichiers par ordre alphabétique / client. Plus simplement, il s’agit d'avoir une ou plusieurs personnes responsables de la sécurité des informations. Dans le cas où les archives ne sont pas correctement entretenues, c’est la société entière qui pourrait être affectée.
Les cabinets comptables gèrent des documents à valeur légale en raison de leur mission de conformité pour leurs clients. Les cabinets qui gèrent efficacement leur base documentaire peuvent produire n’importe quelle pièce en quelques minutes, ce qui leur fait gagner énormément de temps pour les déclarations comptables, mais également pour s’assurer de la satisfaction de leurs clients quant à la production des bonnes pièces dans des délais très courts. La gestion des documents étant un processus important, les documents doivent être traitées comme une ressource importante du cabinet et être gérés de manière contrôlée et rationnelle.
La numérisation des documents prend donc une importance considérable, aussi bien pour la gestion de l'espace de travail, du stockage physique et du travail à distance. Les documents deviennent facilement disponibles en fonction des besoins.
La solution de gestion de documents de Royal Imaging numérise rapidement tous ces documents papier et les classe dans des dossiers numériques. L'attribution de droits d'utilisateur spécifiques sur des dossiers numériques facilite l'accès à distance. Les documents peuvent être déplacés vers différentes responsables pour approbation et signature avant paiement grâce à des outils de signature électronique. En un clic, le paiement peut être validé vers son destinataire, avec tous les avantages liés au paiement anticipé et les économies sur les coûts d'impression. Cela permettra de libérer vos équipes pour des taches à plus grande valeur ajoutée.